Un hueco vacío cuesta más de lo que parece
Una ausencia no es solo que «el cliente no vino»: es tiempo de personal pagado que no se puede revender después, más los ingresos de un servicio que otra persona podría haber reservado. En todos los sectores, la tasa media de ausencias y cancelaciones de última hora ronda una quinta parte de las reservas, y la solución más barata, un simple recordatorio, la reduce más que la mayoría de las demás medidas que un negocio puede tomar.
Qué consiguen realmente los recordatorios
Las fuentes dan cifras distintas, pero siempre grandes: un solo recordatorio por mensaje de texto reduce las ausencias en un 38%, mientras que los recordatorios automáticos por SMS y correo combinados pueden bajarlas hasta un 80%. La diferencia viene de cómo mide cada fuente (un recordatorio frente a una secuencia, sectores distintos), pero la dirección es la misma en todas partes: los recordatorios funcionan, y funcionan mucho.
Cuántos y cuándo
Un solo recordatorio una hora antes de la visita suele ser poco: el día del cliente puede estar ya cerrado y no queda tiempo real para cancelar como es debido, lo que no ayuda a ninguna de las partes. Un patrón mejor: una confirmación justo después de reservar, un recordatorio entre 24 y 48 horas antes (cuando cambiar la cita aún es fácil) y un recordatorio breve el mismo día. Tres mensajes cortos en el momento adecuado valen más que uno largo en el momento equivocado.
Automatización en lugar de envío manual
Los recordatorios que envía a mano un miembro del personal dependen de la memoria humana y son lo primero que falla en un día ajetreado. Un bot de reservas con recordatorios integrados en el flujo envía el mensaje a su hora de forma automática, igual cada día, sin importar lo ocupada que esté la recepción en ese momento.
Un depósito como siguiente paso, si los recordatorios no bastan por sí solos
Si las ausencias siguen siendo frecuentes incluso con recordatorios, la siguiente medida más eficaz, además de los recordatorios y no en lugar de ellos, es un pequeño depósito al reservar: varias fuentes indican que reduce aún más las cancelaciones y las ausencias, porque el cliente ya ha puesto dinero en la visita. Conviene introducir el depósito de forma selectiva, para los servicios en los que una ausencia sale más cara (procedimientos largos cuyo hueco nadie más puede ocupar a última hora), no para todos los servicios a la vez.
Errores comunes, en breve
- El único recordatorio sale demasiado tarde para que cambiar la cita siga siendo cómodo.
- Los recordatorios los envía a mano el personal y fallan en un día ajetreado.
- El texto del recordatorio omite la fecha y la hora, y obliga al cliente a recordarlas por su cuenta.
- Se aplica un depósito a todos los servicios a la vez, incluidos los cortos y baratos.
Lista de comprobación
- [ ] Hay una confirmación justo después de reservar, no solo un recordatorio
- [ ] Hay un recordatorio entre 24 y 48 horas antes, cuando cambiar la cita aún es fácil
- [ ] Los recordatorios se envían automáticamente, no a mano por el personal
- [ ] El texto del recordatorio incluye la fecha, la hora y la dirección exactas
- [ ] El depósito, si se usa, se aplica específicamente a los servicios que más tiempo cuestan
Qué puede encargarnos
Los recordatorios ya vienen integrados en el bot de reservas, desde $250 de configuración y $9.90 al mes. También puede hablar con nosotros sobre cómo reducir las ausencias en su propio negocio.
