חלון ריק עולה יותר ממה שנראה
אי-הגעה היא לא רק "הלקוח לא בא", היא זמן צוות משולם שאי אפשר למכור מחדש בדיעבד, ועוד הכנסה משירות שמישהו אחר היה יכול להזמין. בכל הענפים שיעור אי-ההגעה והביטולים ברגע האחרון עומד בממוצע על כחמישית מההזמנות, והפתרון הזול ביותר, תזכורת פשוטה, מקטין אותו יותר מרוב הצעדים האחרים שעסק יכול לנקוט.
מה תזכורות באמת נותנות
המקורות נותנים מספרים שונים, אך גדולים באופן עקבי: תזכורת הודעת טקסט אחת מורידה אי-הגעה ב-38%, ותזכורות SMS ואימייל אוטומטיות יחד יכולות להוריד אותה עד 80%. הפער נובע מאופן המדידה של כל מקור (תזכורת אחת לעומת רצף, ענפים שונים), אבל הכיוון זהה בכל מקום: תזכורות עובדות, ועובדות חזק.
כמה ומתי
תזכורת בודדת שעה לפני הביקור היא בדרך כלל מעט מדי: היום של הלקוח אולי כבר סגור ואין זמן אמיתי לבטל כראוי, וזה לא עוזר לאף צד. דפוס טוב יותר: אישור מיד אחרי ההזמנה, תזכורת 24 עד 48 שעות מראש (כשעדיין קל לדחות) ותזכורת קצרה ביום עצמו. שלוש הודעות קצרות ברגע הנכון עדיפות על אחת ארוכה ברגע הלא נכון.
אוטומציה במקום שליחה ידנית
תזכורות שחבר צוות שולח ביד נשענות על זיכרון אנושי והן הדבר הראשון שמחמיץ ביום עמוס. בוט הזמנות עם תזכורות מובנות בזרימה שולח את ההודעה לפי לוח זמנים אוטומטית, אותו דבר בכל יום, בלי קשר לכמה עסוקה הקבלה באותו רגע.
מקדמה כצעד הבא, אם תזכורות לבדן לא מספיקות
אם אי-ההגעה נשארת תכופה גם עם תזכורות, הצעד היעיל הבא, בנוסף לתזכורות ולא במקומן, הוא מקדמה קטנה בהזמנה: כמה מקורות מדווחים שהיא מקטינה עוד יותר ביטולים ואי-הגעה, כי הלקוח כבר שם כסף על הביקור. כדאי להנהיג מקדמה באופן סלקטיבי, לשירותים שבהם אי-הגעה יקרה ביותר (טיפולים ארוכים שהחלון שלהם לא יכול להתמלא על ידי מישהו אחר ברגע האחרון), לא לכל השירותים בבת אחת.
טעויות נפוצות, בקצרה
- התזכורת היחידה יוצאת מאוחר מדי מכדי שדחייה עדיין תהיה נוחה.
- תזכורות נשלחות ידנית על ידי הצוות ומחמיצות ביום עמוס.
- נוסח התזכורת מדלג על התאריך והשעה ומשאיר ללקוח לזכור אותם בעצמו.
- מקדמה מוחלת על כל השירותים בבת אחת, כולל קצרים וזולים.
רשימת בדיקה
- [ ] יש אישור מיד אחרי ההזמנה, לא רק תזכורת אחת
- [ ] יש תזכורת 24 עד 48 שעות מראש, כשעדיין קל לדחות
- [ ] תזכורות נשלחות אוטומטית, לא ידנית על ידי הצוות
- [ ] נוסח התזכורת כולל תאריך, שעה וכתובת מדויקים
- [ ] מקדמה, אם בשימוש, מכוונת דווקא לשירותים שעולים הכי הרבה זמן
מה אפשר להעביר אלינו
תזכורות כבר מובנות בבוט ההזמנות, החל מ-$250 הקמה ו-$9.90 לחודש. אפשר גם לשוחח איתנו על צמצום אי-הגעה בעסק שלכם.
